Introducción
En la actualidad, los ayuntamientos se han convertido en centros de organización de eventos y actividades para sus ciudadanos. Muchas entidades, tanto privadas como públicas, solicitan la colaboración del ayuntamiento para poder promocionar sus eventos. En este artículo vamos a centrarnos en la difusión y promoción de actividades y eventos organizados por otras entidades en Cornellà de Llobregat.
Paso 1: Conocer la normativa del ayuntamiento
Lo primero que debemos hacer es conocer la normativa del ayuntamiento respecto a la promoción de eventos y actividades. En ella se detallará todo lo necesario para poder llevar a cabo la campaña de difusión. Las normativas pueden variar de un ayuntamiento a otro, por lo que es imprescindible que nos informemos en el ayuntamiento de Cornellà de Llobregat.
Información a recabar en el ayuntamiento
- Tipos de eventos permitidos.
- Tiempo de anticipación para solicitar la difusión.
- Requisitos para la promoción.
- Entidades que pueden solicitar la promoción.
- Tipo de difusión.
Es importante que recopilemos toda la información necesaria para poder gestionar correctamente la promoción y difusión de los eventos que se vayan a realizar.
Paso 2: Contactar con las entidades
Una vez que conocemos la normativa y requisitos necesarios, podemos proceder a contactar con las entidades que vayan a promocionar los eventos. Es importante que les facilitemos toda la información necesaria sobre el proceso de difusión y promoción del evento.
Información que debe proporcionar la entidad interesada
- Descripción del evento.
- Fecha y lugar de realización.
- Horario del evento.
- Imagen o cartel promocional.
- Información acerca del público objetivo.
Esta información es vital para poder elaborar una campaña publicitaria adecuada a cada evento.
Paso 3: Selección de los medios de difusión
Una vez que hemos recibido toda la información necesaria, debemos proceder a la selección de los medios de difusión que se utilizarán para la promoción de los eventos. Los canales de difusión pueden variar dependiendo de la normativa del ayuntamiento, la envergadura del evento y público objetivo.
Algunos medios de difusión que se pueden utilizar
- Redes sociales del ayuntamiento.
- Canal de televisión local.
- Banners en la web del ayuntamiento o de la entidad organizadora.
- Anuncios en periódicos locales.
- Avisos al público a través de la megafonía del municipio.
Es importante que elijamos los medios de difusión adecuados para cada evento. Además, es importante que estos medios se utilicen de manera efectiva para lograr los objetivos de promoción.
Paso 4: Diseño y producción de los materiales promocionales
Una vez que contamos con los canales de difusión, debemos proceder al diseño y producción de los materiales promocionales para cada evento. Los materiales promocionales deben ser atractivos e informativos para el público objetivo.
Algunos materiales promocionales a considerar
- Carteles.
- Flyers o dípticos.
- Spot publicitarios.
- Publicaciones en redes sociales.
- Anuncios en periódicos locales.
Es importante que elijamos los materiales promocionales que mejor se adapten a cada evento y a su público objetivo.
Paso 5: Ejecución y seguimiento del plan de difusión
Una vez que se ha elaborado todo el plan de difusión y promoción, es importante que se supervise su ejecución y posteriormente se lleve a cabo un seguimiento para evaluar su efectividad. Para ello, es necesario asignar responsabilidades en cada una de las tareas a desarrollar.
Algunas responsabilidades importantes a considerar:
- Diseñador gráfico encargado de elaborar los materiales promocionales.
- Responsable de la publicación en redes sociales.
- Encargado de coordinar la distribución de los materiales promocionales.
- Responsable de monitorear la ejecución del plan.
- Evaluador del plan de difusión.
Con una correcta ejecución del plan de difusión y seguimiento adecuado, mejoraremos la efectividad de la promoción y difusión de los eventos.
Conclusión
El proceso de difusión y promoción de eventos y actividades organizados por otras entidades en Cornellà de Llobregat puede parecer complejo, pero con una correcta planificación y ejecución de los pasos necesarios, es posible llevarlo a cabo de manera exitosa. Lo más importante es conocer la normativa del ayuntamiento, contactar con las entidades interesadas y elaborar un plan de difusión efectivo. Una buena promoción permitirá una mayor asistencia a los eventos, lo que beneficiará tanto a los organizadores como a la comunidad de Cornellà de Llobregat.